Home Office Einrichtung
Home Office für Klein- und Mittelständische Unternehmen
Die Corona Maßnahmen haben dazu geführt, dass digitale Lösungen auch im bisher analogen beruflichen Alltag Einzug halten. Viele Klein- und Mittelstandsbetriebe sind mit diesem Umbruch überfordert.
Viele Handwerksbetriebe arbeiten ohne IT-Servicefirma oder mit einem Einmann-IT-Dienstleister zusammen, welche oft keinerlei Erfahrung mit Home Office Lösungen haben. Dies hat dazu geführt, dass sich bei uns im letzten Jahr viele Aufträge um dieses Thema gedreht haben. Der große Teil unserer Neukunden kam 2020 wegen diesem Thema zu uns. Daher wird es Zeit dem Thema Home-Office-Einrichtung eine eigene Unterseite zu spendieren.
IT Security im Home Office
Das Wichtigste und gerne übersehene Problem dabei ist die Sicherheit.
Eine wichtige Aufgabe bei unserer Unterstützung ist das Thema Sicherheit und Datenschutz. Wir geben unseren Kunden Hilfestellungen, damit deren Mitarbeiter von zu Hause aus sicher arbeiten können, bzw. damit diese die Sicherheit des Unternehmens nicht gefährden.
Die Firma Netzwerk hat jahrelange Erfahrung mit Remote – Arbeitsplätzen und potenziellen Cyber-Bedrohungen. Die Gefahren lauern in Privat PCs, welche für das Home-Office zweckentfremdet werden sowie unzureichendem Virenschutz und fehlender Firewall. Auch fehlende Vorgaben zum Umgang mit Cloud Systemen, mobilen Datenträgern und Passwörtern stellen eine Gefahr dar.
Versuchen Sie daher nicht selbst das Thema in die Hand zu nehmen, sondern überlassen Sie die hoch sensiblen Aufgaben der Home-Office-Einrichtung lieber einem Experten wie der Firma Netzwerk.
Telefonische Erreichbarkeit
Was tun, wenn der Mitarbeiter zuhause ans Telefon gehen soll, im Unternehmen aber eine alte (fest installierte) Telefonanlage steht.
Dann geht oft gar nichts. Wir beraten unsere Kunden bereits seit Jahren in Sachen Cloud-Telefonie. Mit Cloud-Telefonanlagen sind Ihre Festnetztelefone räumlich absolut unabhängig. Ihr Mitarbeiter kann sein Telefon einfach mit nach Hause nehmen, oder über seinen Laptop mit Headset telefonieren, als wäre er in der Firma. Gerade in kleineren Betrieben bekam ich früher immer zu hören, wir brau-chen so etwas nicht und wir bleiben lieber bei unserer Octopus Telefonanlage aus dem letzten Jahrhundert. Seit Corona hat sich diese Einstellung gewaltig geändert und unsere Placetel Kunden waren froh auf uns gehört zu haben.
Da eine Umstellung nur zum Ende der Vertragslaufzeiten Ihres Telekom Vertrages möglich ist, kann man auch nicht schnell mal wechseln. Man muss das Thema langfristig planen. Wenn Sie also noch eine eigene Telefonanlage in Ihrem Keller oder EDV-Raum haben, verlieren Sie keine Zeit und rufen Sie uns an. Das Teil muss weg so schnell es geht. 😉
VPN Tunnel einrichten lassen
Für einen sicheren Home-Office Zugang benötigen Sie zwingend einen VPN Tunnel für Ihre Mitarbeiter. Dies setzt entsprechende Hardware (z.B. Firewall) voraus.
Gleichzeitig stellt das Ende des Tunnels, also der Home-Office-PC ein großes Einfallstor dar. Daher muss dieser PC mindestens so gut gegen Angriffe gesichert sein wie Ihre Büro Rechner.
Ein Missbrauch des Rechners für private Zwecke muss absolut aus-geschlossen werden! Lassen Sie sich das von Ihren Mitarbeitern schriftlich bestätigen. Der VPN Tunnel schützt Ihre Daten gegen Angriffe auf dem Weg zwischen Ihrem Mitarbeiter-PC und der Firma, aber nicht gegen Angriffe auf dem Mitarbeiter-PC!
Kollaboration ist das Schlagwort 2020
Die wohl bekannteste Kollaborationsplattform ist Microsoft Teams.
Aber es ist erstens nicht die einzige und vor allem eine datenschutzrechtlich äußerst bedenkliche Plattform. Wir haben hier bessere und EU DSGVO konforme Lösungen parat, welche auch einen Weg aus dem Microsoft Monopol darstellt und kostengünstiger ist. Die Produktivitätsplattform IceWarp Cloud deckt beispielsweise sämtliche Kommunikationskanäle eines Unternehmens ab. Ob E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen, also die Outlook Features oder ein TeamChat, das gemeinsame Bearbeiten von Dateien und Dokumenten, Webkonferenzen oder Screensharing sind in einem innovativen europäischen Produkt vereint. IceWarp ist daher mit seiner Funktionalität eine perfekte Office 365 Alternative mit einem flexiblen Lizenzmodell. Auch die Kosten für Ihre Office Lizenzen können Sie sich damit zukünftig sparen.
Wir empfehlen aber Icewarp nur für User, die nicht mit Microsoft Outlook arbeiten möchten, da beide Produkte in Kombination einige Inkompatibilitäten mit sich bringen.
Wer kann überhaupt ins Home-Office geschickt werden?
Die Antwort gibt normalerweise der Arbeitsvertrag. Das Arbeiten im Home-Office setzt immer das Einverständnis des Mitarbeiters voraus, allerdings haben wir die Erfahrung gemacht, dass es fast nie der Mitarbeiter ist, welcher Berührungsangst mit diesem Thema hat.
Covid-19 hat gezeigt, dass es sehr vorteilhaft sein kann bei ge-schlossenen Kindergärten/Schulen zuhause zu arbeiten. Fragen Sie daher einfach Ihre Mitarbeiter und setzen im Idealfall eine schriftliche Vereinbarung auf.
Der häufigste Fall ist, dass der Arbeitnehmer sein Einverständnis stillschweigend erklärt, indem er das nötige Equipment in Empfang nimmt und die Arbeit von zu Hause aus beginnt.
Datenschutz-Gefahren
Im Übrigen sollten Sie das Thema EU DSGVO nicht ganz vergessen und mit Ihren Mitarbeitern eine Datenschutzvereinbarung abschließen.
Denn Sie haben keine Kontrolle wer zuhause noch alles in den Bild-schirm blickt, oder am Abend versucht auf dem Firmenrechner ein Internet Game zu installieren. Das sollte klar geregelt werden und dem Mitarbeiter muss klar sein, was erlaubt ist und was nicht.
Home-Office in der Quarantäne?
Das Wichtigste und gerne übersehene Problem dabei ist die Sicherheit.
Wenn ein Arbeitnehmer erkrankt ist, kommt keine Arbeit im Home Office in Betracht. Seit Corona gibt es aber viel häufiger die Quarantäne für sogenannte Kontaktpersonen. Ich habe das bereits mehrfach erlebt und es kann ein Unternehmen viel Geld kosten, wenn man darauf nicht vorbereitet ist.
Solange der Arbeitnehmer nur zum Schutz zwangsisoliert wird, ohne selbst erkrankt zu sein, muss er sogar von zu Hause aus arbeiten, wenn dies irgendwie machbar ist. Die staatliche Förderung des Verdienstausfalles wird nur gezahlt, wenn nachgewiesen werden kann, dass Home-Office nicht möglich war! Solche Anordnungen kommen meist völlig unerwartet und wenn dann keine Vorbereitungen getroffen wurden ist eine Home-Office Nutzung nur schwer umsetzbar. Denn in diesem Moment darf auch keiner unserer Techniker mehr vor Ort gehen um dort einen Laptop, Router oder Telefone einzurichten.
Die technischen Voraussetzungen für diesen immer häufiger auftretenden Notfall sollten rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden. Dabei ist es wichtig, dass Sie die Computer Ihrer Mitarbeiter aus der Ferne warten können, denn auch während der Heimarbeit müssen Aktualisierungen installiert werden und es treten Alltagsprobleme auf.
Weitere Heimarbeit-Themen
Das Wichtigste und gerne übersehene Problem dabei ist die Sicherheit.
Wenn Mitarbeiter länger ins Home-Office geschickt werden stellt sich auch die Frage des Arbeitsplatzes. Also die typischen Themen der Berufsgenossenschaften. Wo sitzt der Mitarbeiter während der Arbeit, gefährdet er dabei seine Gesundheit usw.
Im schlimmsten Fall – dem Arbeitsunfall zuhause – kann es entscheidend sein, ob der Unfall auf dem Weg zum Kaffeekochen (privat) oder zum Drucker (dienstlich) passiert.
Ein weiteres Thema ist die Arbeitszeiterfassung. Welche Zeitmodelle nutzt Ihr Unternehmen? Vertrauen? Stechuhr? Online Zeiter-fassung? Auch hier sollte rechtzeitig überlegt werden wie man damit umgeht. Es gibt heute Zeiterfassung auf Handys oder als lokale App. Im Zweifelsfall helfen auch mal Excel Listen…
Ohne Vertrauen in Ihre Mitarbeiter geht es jedenfalls nur schwer. Das könnte auch der Grund sein, warum das Thema bisher im Mittelstand so unbeliebt war.
