Inoxision E-Mail- und Dokumenten-Archivierungslösungen

GoBD rechtskonforme E-mail und Dokumenten-Archivierung

Sie kennen sicher die zeitaufwendige Suche nach E-Mails oder auch Dokumenten in Ihrem Netzwerk. Diese oft langwierige Recherche kostet Sie und Ihre Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit. Durch die inoxision Archivierungssoftware haben Sie die Möglichkeit, jegliche Dateien ob digitale Dokumente, Papier oder E-Mails zentral und vor allem revisionssicher zu archivieren und somit effektiv verwalten. Der schnelle und direkte Zugriff auf alle Ihre Informationen stellt einen klaren Mehrwert für jedes Unternehmen dar.

Ein Dokumenten Archiv muss einfach zu bedienen sein!

Die inoxision Produkte stehen für leichte Bedienung und Übersichtlichkeit. Die inoxision Dokumenten-Archivierungslösungen sind sehr intuitiv angelegt und können deshalb bereits nach kurzer Einarbeitungszeit effektiv eingesetzt werden. Das Inoxision Archiv bietet eine breite Palette an Zusatzmodulen von der Integration in Ihre CMS Lösung über leistungsstarke Workflowserver oder OCR Lösungen. je nach Budget können Sie intensive Dokumentenverarbeitungen vollständig automatisieren. Selbst komplexe Belegabläufe können inoxision ARCHIVE Archivierungssoftware einfach realisiert werden. Die innovative inoxision ARCHIVE Stapelverarbeitung mit Maskenerkennung bietet eine hohe Geschwindigkeit beim Archivieren Ihrer Dokumente. Der daraus entstehende Volltext Index ermöglicht Ihnen die komfortable Suche mit Textfragmenten oder strukturierten Schlagwort Bäumen.

inoxision ARCHIVE - kurz und knapp

Das inoxision ARCHIVE bringt Schwung in Ihren Büroalltag.

Alle bisherigen Papier Belege wie der Rechnungs- und Posteingang, eingehende Lieferscheine und Rückläufer Belege werden mit inoxision ARCHIVE einem digitalen Dokumenten-Workflow übergeben, welcher Ihre bewährten Unternehmensabläufe digital widerspiegelt. Aufgaben wie bspw. Rechnungsfreigaben, Angebotsüberprüfungen und vieles mehr werden in Zukunft einfach per Mausklick an die entsprechenden Mitarbeiter verteilt.

Archiv Zugriff mit App

Ihre Dokumente werden mobil

Mit den Smartphone und Tablet Apps erhalten Sie die Möglichkeit, mit bis zu zwei mobilen Endgeräten auf das Archiv zuzugreifen. Mit den Mobile Archive Apps können Sie in Zukunft auch von unterwegs sofort Informationen aus Ihrem Datenpool abrufen.

Highlights der mobilen Clients:
– Volltextsuche
– Maskensuche
– Dokumententypen-Auswahl

Der mobile Zugriff findet natürlich verschlüsselt statt und wird optional auf Wunsch und unter Zustimmung der Geschäftsführung eingerichtet.

inoxision Archive Mail - die revisionssichere E-mail Archivierung

Die E-Mail-Archivierungslösung inoxision Archive Mail archiviert Ihre E-Mails mit deren Anhängen vollautomatisch. Es wird direkt bei Eingang am Mailserver eine Kopie der E-Mail revisionssicher abgelegt und indexiert.

Ihre Daten bleiben auch über Jahre hinweg per Mausklick verfügbar. Sie können direkt aus
Microsoft® Outlook, Tobit David oder anderen Email Clients nach den gewünschten Nachrichten recherchieren.

Die inoxision E-Mail-Archivierung steht für tiefe Integration in bestehende Software. Hierzu stehen die beiden innovativen (optionalen) Module flexIntegrate Mail sowie Integrate Mail bereit, welche die schnelle Anbindung an Fremdanwendungen ermöglichen.

Entlasten Sie Ihren Mailserver und schaffen Sie Ordnung!

Mail-Server sind in vielen Unternehmen zu Organisations- und Archivierungssystemen mutiert. Die dauerhafte E-Mail- Nutzung führt dazu, dass, auch bei einer strukturierten Ablage, langsam aber sicher ein Informationschaos entsteht. Mail-Server stoßen immer öfter an ihre Grenzen und verlieren an Performance. Nebenbei steigen die Lizenz- und Speicher-Kosten.

Abhilfe schafft hier ein rechts-konformes Email Archiv System wie das inoxision Archive Mail. Ein Auslagern von archivierten e-mails in ein externes Archiv erhöht wieder die Leistung Ihres bestehenden Mail-Servers und reduziert außerdem die E-Mail-Speicher-Kosten dauerhaft.

Die E-mail Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben!

Für die Archivierung von Emails gelten seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD). Bisherige Hintertüren wurden geschlossen und das bedeutet für jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt eine gesetzliche Archivierungspflicht. Werden also beispielsweise in Ihrem Unternehmen Angebote oder Rechnungen per E-Mail gesendet oder empfangen, müssen Sie handeln.

Mit inoxision Archive Mail können Sie diese gesetzlichen Vorgaben erfüllen und bei Bedarf jederzeit auf die Komplettlösung inoxision Enterprise Suite Archiv migrieren.

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